Checklist antes de migrar el WhatsApp de un negocio a otra plataforma
Checklist para migrar el WhatsApp de un negocio a otra plataforma
Migrar el WhatsApp de un negocio a otra plataforma parece un cambio de herramienta, pero es un cambio de infraestructura. Si se hace mal, se pierden conversaciones, contactos, etiquetas, plantillas aprobadas y —lo más caro— la reputación del número frente a Meta. Este checklist está pensado para que lo imprimas, lo tildes y sepas en cada paso si vas bien o si tenés que frenar.
Está armado para negocios que usan la app WhatsApp Business o una plataforma con la API oficial de Meta, y que quieren pasar a otra plataforma. No cubre la migración de un número personal a WhatsApp Business (eso es otro proceso), pero sí todos los pasos que se olvidan cuando el número ya tiene historial.
Etapa 0: antes de tocar nada, definí el alcance
La mayoría de las migraciones fallan porque no se definió qué se está migrando. Un número de WhatsApp tiene tres capas: los mensajes, los contactos y la configuración. Cada capa se migra distinto y con riesgos distintos.
- Mensajes: el historial de conversaciones. Con la app de WhatsApp Business se puede exportar por chat, pero sin multimedia. Con la API oficial, el historial depende de la plataforma que lo guardó: si la plataforma anterior no lo exporta, se pierde.
- Contactos: nombres, números y etiquetas. La app de WhatsApp Business no exporta contactos de forma nativa; hay que hacerlo con una herramienta externa o manualmente. Las plataformas con API suelen tener exportación CSV, pero no siempre incluyen etiquetas.
- Configuración: mensaje de ausencia, saludo, respuestas rápidas, etiquetas, plantillas aprobadas, número de agentes y permisos. Esto no se migra automáticamente: hay que recrearlo en la plataforma nueva.
Si la plataforma anterior no exporta mensajes, asumí que se pierden. No prometas a tu equipo que el historial va a estar si no lo verificaste antes.
Etapa 1: inventario de lo que tenés hoy
Antes de elegir plataforma nueva, hacé un inventario completo de lo que usa el negocio hoy. Sin esto, la migración se hace a ciegas.
- ¿Qué app o plataforma se usa hoy? ¿App de WhatsApp Business, API oficial con una plataforma, o ambas?
- ¿Cuántos números de WhatsApp atienden? ¿Todos en la misma cuenta o en cuentas separadas?
- ¿Cuántas personas atienden? ¿Tienen perfiles propios o comparten el mismo número y dispositivo?
- ¿Qué funciones se usan de verdad? Etiquetas, respuestas rápidas, mensaje de ausencia, plantillas, campañas, estadísticas.
- ¿Qué integraciones hay? Google Sheets, CRM, sistemas de turnos, pasarelas de pago.
- ¿Hay transcripción de audios? ¿Se usa? Si se usa, la plataforma nueva tiene que tenerla.
- ¿Cuántos mensajes se reciben por día? Esto define el plan y la capacidad de la plataforma nueva.
| Ítem | Qué revisar | Señal de que está OK |
|---|---|---|
| App o plataforma actual | Identificar si es app de WhatsApp Business o API oficial | Tenés el nombre y el tipo de cuenta (gratuita o de pago) |
| Números | Listar todos los números que atienden | Cada número tiene su dueño y su propósito documentado |
| Equipo | Cantidad de agentes y si comparten dispositivo | Sabés cuántos perfiles vas a necesitar en la plataforma nueva |
| Funciones usadas | Etiquetas, respuestas rápidas, ausencia, plantillas, campañas | Cada función usada tiene un responsable de recrearla en la nueva |
| Integraciones | Sheets, CRM, pagos, webhooks | Tenés la lista de integraciones activas y su configuración |
| Volumen | Mensajes por día, picos horarios | Tenés una estimación de mensajes diarios para elegir plan |
Etapa 2: verificá que la plataforma nueva cumpla los requisitos mínimos
No todas las plataformas que dicen integrarse con WhatsApp son iguales. Antes de migrar, verificá que la nueva cumpla estos requisitos mínimos. Si no cumple alguno, frená: vas a perder algo que hoy tenés.
- Usa la API oficial de WhatsApp de Meta (WhatsApp Cloud API). Si usa una API no oficial (por ejemplo, a través de un navegador automatizado), el número puede ser baneado.
- Permite exportar e importar contactos. Si no podés sacar tus contactos, quedás preso de la plataforma.
- Tiene multiagente. Si hoy atienden dos o más personas, necesitás que cada una tenga su propio perfil.
- Permite configurar mensaje de ausencia y saludo automático. Si no, perdés funciones que ya tenés.
- Tiene plantillas (HSM) y campañas. Si hacés envíos masivos, esto es innegociable.
- Permite transcripción de audios. Si hoy la usás, no la pierdas.
- Ofrece exportación de datos. Tenés que poder sacar tus conversaciones y contactos cuando quieras.
Una plataforma que no exporta datos es una trampa. Si no podés salir, no entres.
Etapa 3: prepará los datos para la migración
La migración de datos se hace en este orden: primero los contactos, después las etiquetas, después la configuración, y al final los mensajes (si se pueden migrar). No inviertas el orden: si los mensajes se migran antes que los contactos, las conversaciones quedan sin nombre.
- 1Exportá los contactos desde la plataforma actual. Si usás la app de WhatsApp Business, exportá manualmente o con una herramienta externa. Si usás una plataforma con API, buscá la opción de exportar CSV.
- 2Limpia los contactos: eliminá duplicados, números inválidos y contactos que no sean clientes (por ejemplo, números internos).
- 3Definí las etiquetas que vas a usar en la plataforma nueva. No migres etiquetas que no se usan: eso ensucia la base.
- 4Exportá las conversaciones si la plataforma lo permite. Si no, documentá qué se pierde y avisá al equipo.
- 5Configurá la plataforma nueva con los datos limpios: contactos, etiquetas, mensaje de ausencia, saludo, respuestas rápidas y plantillas.
- 6Probá la plataforma nueva con un número de prueba antes de migrar el número real.
Etapa 4: migración en sí — el día del cambio
El día de la migración, hacé el cambio en el momento de menor tráfico. Idealmente un martes o miércoles a la mañana, evitando lunes (picos de consultas) y fines de semana (menos personal para resolver problemas).
- Avisá al equipo con 48 horas de anticipación: qué va a pasar, cuándo, y a quién recurrir si algo falla.
- Tené a mano el acceso a la plataforma anterior y a la nueva. No cierres la sesión anterior hasta confirmar que la nueva funciona.
- Desactivá los mensajes automáticos en la plataforma anterior (ausencia, saludo, respuestas rápidas) para que no respondan dos sistemas a la vez.
- Activá la plataforma nueva y verificá que reciba mensajes. Enviá un mensaje de prueba desde otro número.
- Verificá que los contactos tengan nombre y etiquetas. Si algo falta, corregilo antes de avisar a los clientes.
- Configurá el mensaje de ausencia en la plataforma nueva antes de que llegue el primer mensaje real.
- Monitoreá las primeras 24 horas: tiempo de respuesta, mensajes sin asignar, errores de entrega.
| Etapa | Qué se revisa | Señal de que está OK |
|---|---|---|
| Inventario | App actual, números, equipo, funciones, integraciones, volumen | Lista completa con responsables por ítem |
| Requisitos de la plataforma nueva | API oficial, exportación, multiagente, ausencia, plantillas, transcripción | La plataforma cumple todos los requisitos o se documentó la excepción |
| Preparación de datos | Contactos limpios, etiquetas definidas, conversaciones exportadas | CSV sin duplicados, etiquetas solo las que se usan |
| Migración | Cambio en horario de bajo tráfico, aviso al equipo, desactivación de la anterior | Mensajes entrando en la nueva, contactos con nombre, ausencia activa |
| Post-migración | Primeras 24 horas, mensajes sin asignar, errores | Sin mensajes perdidos, equipo respondiendo normal |
Etapa 5: después de la migración — qué revisar en las primeras 48 horas
La migración no termina cuando los mensajes entran. Las primeras 48 horas son las críticas: ahí se ven los errores que no aparecieron en la prueba.
- Revisá que los mensajes de ausencia y saludo se envíen correctamente. Pedile a un cliente de confianza que te escriba y verificá la respuesta.
- Controlá que las etiquetas se apliquen automáticamente si tenías reglas configuradas.
- Verificá que las plantillas (HSM) estén aprobadas. Si una plantilla se rechaza, el envío masivo falla.
- Comprobá que las integraciones (Sheets, CRM, pagos) sigan funcionando con la plataforma nueva.
- Revisá las estadísticas: volumen de mensajes, tiempo de respuesta, mensajes sin asignar. Compará con la semana anterior.
- Documentá qué se perdió en la migración (si se perdió algo) y avisá al equipo para que sepan cómo manejarlo.
Qué hacer cuando algo falla
Si algo sale mal, no entres en pánico. Los problemas más comunes tienen solución conocida:
| Problema | Causa probable | Qué hacer |
|---|---|---|
| No llegan mensajes nuevos | La plataforma anterior sigue activa o la nueva no está conectada | Desactivá la anterior, verificá la conexión de la nueva, reiniciá la sesión |
| Los contactos no tienen nombre | CSV importado sin la columna de nombre o con formato incorrecto | Reimportá el CSV con el formato correcto, verificá que los nombres estén en la columna esperada |
| Las etiquetas no se aplican | Las reglas automáticas no se configuraron en la nueva plataforma | Recreá las reglas, probá con un mensaje de prueba |
| Las plantillas no se envían | Plantilla rechazada o en revisión | Revisá el estado en el panel de Meta, corregí si está rechazada, esperá hasta 48 hs si está en revisión |
| El equipo no ve los mensajes | Permisos de usuario mal configurados | Verificá que cada agente tenga su perfil y permisos, reasigná conversaciones |
| Se duplican las respuestas automáticas | La plataforma anterior sigue con ausencia activa | Desactivá todos los mensajes automáticos en la anterior antes de activar la nueva |
Si el problema no está en la tabla, el paso siguiente es verificar la conexión con la API de Meta: el estado de la cuenta, el número y los webhooks. La mayoría de los errores de entrega se ven ahí.
Lo que no se debe hacer jamás en una migración
- No migres un número que esté en proceso de verificación con Meta. Esperá a que termine.
- No des de baja la plataforma anterior antes de confirmar que la nueva recibe mensajes.
- No importes contactos con datos sucios: los duplicados y los números inválidos ensucian la base para siempre.
- No configures la nueva plataforma sin probar con un número de prueba.
- No avises a los clientes que cambiaste de plataforma: a ellos no les importa. Lo único que notan es si la respuesta es más lenta o si se pierde un mensaje.
Si la migración se hace bien, los clientes no notan nada. Si se hace mal, lo notan todos.
Preguntas frecuentes sobre la migración de WhatsApp
Algunas dudas que aparecen siempre al planificar una migración:
¿Se pierde el historial de mensajes? Depende de la plataforma anterior. Si exporta conversaciones, se puede migrar. Si no, se pierde. Verificalo antes de migrar, no después.
¿El número de WhatsApp cambia? No. El número se mantiene, lo que cambia es la plataforma que lo gestiona. El número no se puede transferir a otra cuenta de Meta sin pasar por el proceso de verificación.
¿Cuánto tarda la migración? La preparación lleva días (inventario, limpieza de datos, configuración). El cambio en sí, si todo está listo, se hace en una hora. No apures la preparación.
¿Se puede volver atrás? Sí, si la plataforma nueva exporta datos. Por eso es imprescindible que la plataforma nueva tenga exportación. Si no la tiene, no migres.
¿Qué pasa con los mensajes que llegan durante la migración? Si el cambio se hace en horario de bajo tráfico, el riesgo es mínimo. Configurá un mensaje de ausencia corto en la plataforma nueva antes de activarla.
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