Contactos y enriquecimiento con Google Sheets

Cada vez que alguien te escribe por primera vez, Wando crea automáticamente su contacto. Desde la sección Contactos tenés tu base de clientes centralizada, con teléfono, nombre y email.

Creación automática de contactos

• Un contacto nuevo se crea solo al recibir el primer mensaje.
• Se identifica por su número de teléfono.
• Podés completar y editar sus datos manualmente cuando quieras.

Enriquecimiento desde el mensaje

Si un cliente menciona su email en la conversación, Wando lo detecta y puede usarlo para enriquecer su ficha automáticamente, sin que tengas que cargarlo a mano.

Sincronización con Google Sheets

Wando puede sincronizar contactos con una planilla de Google Sheets de forma periódica. Esto sirve para mantener tu base alineada con la información que ya tenés en tu hoja de cálculo (por ejemplo, datos de clientes existentes).

• La sincronización corre automáticamente cada cierto tiempo.
• El cruce de datos se hace por un identificador del cliente.
• Sirve para enriquecer los contactos con información de tu planilla.

¿Qué pasa si dos personas escriben desde el mismo número?

Es un caso más común de lo que parece: un teléfono compartido en una casa, un local con un solo celular para todos, un número que pasó de mano. Wando identifica al contacto por el número, así que desde su lado vas a ver un solo contacto con todo el historial junto.

¿Se puede separar? No de forma automática, porque el sistema no tiene manera de saber quién está escribiendo del otro lado. Lo que sí podés hacer es editar el nombre del contacto y, si te sirve, anotar en la conversación con quién estás hablando en cada momento. Si el volumen de ese número compartido es alto, conviene evaluar si te sirve pedirle a cada persona un canal propio.

Al revés también pasa: una misma persona que te escribe desde el celular y desde el número de la oficina te va a aparecer como dos contactos distintos. Es el costo de identificar por teléfono, y es lo que hace que la creación sea automática y no dependa de que alguien cargue datos a mano.

¿Qué pasa con los contactos que ya tenías cargados antes de usar Wando?

Wando no te borra ni te pisa la base que ya tenés. Los contactos que ya existían en tu planilla siguen ahí, y la sincronización con Google Sheets sirve justamente para cruzar esa información con los contactos que se van creando solos desde WhatsApp.

El cruce se hace por un identificador del cliente. Eso significa que si en tu planilla tenés un cliente con su teléfono y ese mismo teléfono te escribe por WhatsApp, los datos se pueden encontrar y unir en lugar de duplicarse.

Lo que no hace la sincronización es adivinar. Si en tu planilla el teléfono está escrito distinto (con o sin código de país, con guiones, con espacios), el cruce puede fallar y te va a quedar el contacto duplicado. Antes de confiar en la sincronización, revisá que el formato del teléfono sea consistente en toda la hoja.

• Tus contactos previos no se borran ni se reemplazan.
• El cruce se apoya en un identificador del cliente.
• Un formato de teléfono inconsistente en la planilla genera duplicados.

Un ejemplo completo, de punta a punta

Pensá en una dietética que ya tenía una planilla con 400 clientes y sus teléfonos. Configura la sincronización con Google Sheets una vez. A partir de ahí, cuando un cliente conocido escribe por WhatsApp, Wando crea el contacto automáticamente y lo cruza con la fila que ya existía en la planilla: no queda duplicado.

Si en la conversación el cliente menciona su email, Wando lo detecta y puede enriquecer la ficha con ese dato. Si el cliente es nuevo y no estaba en la planilla, igual queda creado en Contactos, y en la próxima corrida de la sincronización se suma a la hoja.

Con el tiempo, la planilla y la base de Wando quedan alineadas sin que nadie copie y pegue a mano. Ese es el punto: la planilla deja de ser un archivo que envejece y pasa a ser una vista más de la misma base. Si querés ver el detalle de la configuración y los planes, está en wando.online/pricing.

Los errores que hacen que la sincronización no sirva

Casi todos los problemas de sincronización vienen de la planilla, no de Wando. Estos son los que más se repiten y cómo se evitan.

Si después de revisar todo la sincronización sigue sin reflejar los cambios, el problema puede estar del lado de las credenciales o de la conexión con Google, y ahí el tiempo de resolución varía según el caso: no hay un plazo garantizado. La señal de que hay que escalar a soporte es que la configuración esté bien y aun así no se vean cambios después de un ciclo completo.

• Teléfonos escritos con formatos distintos: unificá el formato en toda la hoja antes de sincronizar.
• Filas con el teléfono vacío: no se pueden cruzar con nada, revisalas.
• Columnas cambiadas de lugar o renombradas: la sincronización espera una estructura estable.
• Editar la planilla justo mientras corre la sincronización: esperá a que termine.
• Contactos duplicados en la propia planilla: la sincronización no los une entre sí, unificalos antes.

¿Para qué sirve tener los contactos ordenados?

Una base de contactos ordenada no es un fin en sí mismo. Es lo que te permite usar el resto de las funciones de Wando con sentido: mandar una campaña a un grupo específico, segmentar por etiquetas, ver estadísticas que signifiquen algo.

Si los contactos están duplicados o a medio completar, las campañas llegan dos veces a la misma persona y las estadísticas te muestran un número inflado. Por eso el trabajo de mantener la base limpia se paga solo cuando empezás a usar plantillas y campañas.

Las etiquetas son la forma más práctica de segmentar. No hace falta una taxonomía perfecta: alcanza con dos o tres etiquetas que uses de verdad, por ejemplo tipo de cliente o zona. Una etiqueta que nadie usa es ruido en la ficha.